Ora registriamo il Cliente

Una volta accolti i nostri ospiti chiederemo loro il documento di identità attraverso il quale registreremo i loro dati e li invieremo alla Questura di Polizia

Come registro i miei clienti? Vi ricordo che è obbligatorio inviare entro 24 ore i dati degli ospiti residenti nel nostro b and b. Per fare questo dobbiamo andare alla Questura di Polizia della nostra zona per informarci su come ci dobbiamo comportare a riguardo. Alcune questure accettano l’invio dei dati dei clienti via fax e questa sicuramente è la soluzione migliore per noi che in tal modo non siamo costretti ogni giorno a portare loro le schede di notifica. Le schede di notifica potete comprarle direttamente da Buffetti e vi serviranno per registrare tutti i dati necessari che vi saranno richiesti dalla Polizia. Una volta compilate le schede di notifica fatele firmare dai vostri clienti e se possibile fate una fotocopia del loro documento d’identità. Queste operazioni serviranno anche per dare un’immagine di serietà ai nostri ospiti che saranno ben contenti di fornirci le informazioni di cui abbiamo bisogno. Possiamo ora chiedere al cliente di saldare l’importo del soggiorno rilasciandogli una ricevuta (ovviamente non fiscale) della somma che sta versando. La ricevuta dovrà essere numerata progressivamente e dovrà obbligatoriamente contenere l’importo della somma incassata e la data del pagamento. Il libretto di ricevute non fiscali è possibile trovarlo sempre da Buffetti. Ricordatevi di conservare una copia della ricevuta; il totale delle ricevute, emesse ogni anno solare, costituirà l’insieme dei redditi percepiti e dovrà essere inserito nella dichiarazione dei redditi. Come ultima cosa, vi consiglio, anche se non è obbligatorio farlo, di far firmare agli ospiti un piccolo regolamento che ricordi loro alcune regole necessarie per un quieto vivere all’interno del nostro bed and breakfast. Potete scaricare il regolamento ciccando sul link sottostante.

L’importanza di una buona colazione
Ho sentito spesso gestori di bed and breakfast che preferiscono accordarsi con il bar sottostante la loro struttura per permettere agli ospiti di recarsi presso il bar per consumare la prima colazione. A loro avviso questa soluzione è doppiamente conveniente primo perché permette al gestore una maggiore libertà e secondo perché permette agli ospiti di fare colazione quando vogliono, senza dover rispettare gli orari imposti dal gestore del b&b. A me personalmente l’esperienza di gestire un bed and breakfast ha insegnato quanto sia importante il momento della prima colazione che è risultato essere uno dei pochi momenti in cui avevo il contatto con il cliente. Non ho mai pensato che l’orario che indicavo agli ospiti per consumare la colazione potesse essere per loro un problema in quanto sapevo che, venendo da turisti, si sarebbero comunque alzati più o meno nell’orario che indicavo loro per poter dedicare più tempo possibile alla visita di una grande e affascinante città come Roma. Ed era in questo arco di tempo che potevo fornire ai miei clienti tutte le informazioni di cui avevano bisogno e che risultavano essere molto importanti per loro. Gli davo dei consigli pratici su come muoversi e cosa visitare, rispondevo alle loro domande, parlavo con loro ed ero pronto a sentire le avventure che erano contenti di raccontarmi, insomma iniziavo a conoscerli e a farmi conoscere stabilendo un rapporto di amicizia che diveniva presto un elemento importante per l’immagine che alla fine del soggiorno avevano della struttura che li aveva ospitati.

Quei venti minuti che dedicavo ai miei clienti la mattina erano diventati fondamentali per stabilire con loro un rapporto che si sarebbe protratto nel tempo e che assicurò presto un ritorno che mai avrei immaginato. Ricordatevi che gli unici momenti della giornata in cui possiamo interagire con i nostri ospiti sono la mattina e la sera quando questi tornano a casa. Sicuramente è proprio nella mattinata che il cliente, prima di iniziare le sue escursioni, ha bisogno di avere dei consigli ed è più propenso al dialogo di quanto lo sia la sera ormai stanco dopo aver girato tutto il giorno come un buon turista abitualmente fa. Quindi tenete presente quanto vi ho appena detto se volete accrescere positivamente l’immagine del vostro bed and breakfast e beneficiare di conseguenza di tutti i vantaggi che un cliente soddisfatto può portarvi.

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